Yaklaşımım · Araç
5'e Bölme Kuralı
Yaptığım tüm işlerin listesini çıkarıp katkısına göre beş dilime ayırıyorum. Alttaki dilimleri sistemlere ve doğru insanlara devrediyor, zamanımı yalnızca benim yapabileceğim ve en yüksek değeri üreteceğim işlere ayırıyorum. Amaç aynı güne daha fazla iş sıkıştırmak değil.
“5'e Bölme Kuralı ile sizi aşağı çeken rutin işleri devredin; beyin gücünüzü şirketin lokomotifi olacak işlere saklayın.”
01 · Sorun
İş gücünü verimli kullanamamak
Girişimci başta her şeyi kendi yapar: temizlik, telefon, kargo, fatura, satış. Oradan çıkmak gerekir. Adam-saat hesabıyla bakınca düşük değerli işler, katma değerli işlerin zamanını yiyor.
02 · Kural
Beş dilim
Her iş, şirkete kattığı değere göre beş yüzdelik dilimden birine girer. Tanımlar ve örnekler Girişimci Kafasıyla Düşün kitabından.
- 0-20
Düşünmeyi ve üretmeyi gerektirmeyen, tamamen rutin ve angarya işler.
ÖrnekAraba yıkama, ütü, taşıma.
Ne yapılırKesinlikle yapılmaz, sorumluluğu alınmaz, kontrole bile dahil edilmez.
- 20-40
Üzerinde çok kafa yormayı gerektirmeyen işler.
ÖrnekToplantı takvimleri, planlamalar, firma içi organizasyonlar.
Ne yapılırYapılmaz; ancak sorun çıkarsa ilgilenilir.
- 40-60
Düzenli kontrol, rapor tutma ve iyileştirme gerektiren işler.
ÖrnekMuhasebe, reklam ve pazarlama, marka ve PR.
Ne yapılırSorumluluğu alınır ya da düzenli takip edilir.
- 60-80
Üretmeyi ve geliştirmeyi gerektiren, aksamaması gereken işler; en yüksek maaş aralığındaki çalışanların yürüttüğü çalışmalar.
Ne yapılırSürekli üzerinde çalışılır ve iyileştirilir.
- 80-100
Firmanın yapı taşını ve ana gelirini oluşturan lokomotif işler.
Ne yapılırTüm bileşenleri için uğraşılır, performansı sürekli artırılır.
03 · Uygulama
Beş adımda
Yaptığın tüm işlerin listesini çıkar
Gün içinde zaman ayırdığın her işi yaz: temizlikten telefona, kargodan faturaya, satıştan stratejiye. Değeri düşük işler, katma değerli işlerin zamanını sessizce yer.
Her işi katkısına göre bir dilime koy
Bir işin şirkete kattığı değere bak, aciliyetine değil. Aşağıdaki beş dilimden birine yerleştir.
En alttan başlayarak devret
Ben önce 0-20'yi devrettim: ilk iş olarak bir sekreter aldım. Ardından 20-40 için bir ön muhasebe uzmanı. Zamanla her dilim bir sisteme ya da doğru kişiye gider; kurucuya yalnızca bizzat yapması gereken işler kalır.
Boşalan zamanı lokomotif işlere ver
Çay demleme ve temizlik gibi işleri devrettikten sonra boşalan zamanımı strateji, büyüme planları, pazarlama ve hizmet kalitesinin geliştirilmesine ayırdım.
Aynısını ekibin her üyesi için yap
Kurucunun kendisi için yaptığı zaman yönetimini her çalışan için de yapması gerekir. O zaman şirket topyekûn büyür.
04 · Deneyim
Webtures'ta ne değişti
“Yaptığım tüm işlerin listesini çıkardım ve beşe böldüm: yüzde sıfır-yirmi hemen kurtulmam gereken işler, seksen-yüz bizzat benim yapmam gereken işler. Sıfır-yirmiden kurtulmak için hemen bir sekreter aldım; şirket hızla büyümeye başladı.”
Kuralı uygulamaya başladıktan sonra şirket daha hızlı büyüdü ve start-up ruhunu kaybetmeden kurumsallaştı.
05 · Şablon
Kendi listen
Yazdır, bir hafta boyunca yaptığın işleri yaz, her birine dilimini ve kime devredileceğini ekle.
5'e Bölme Kuralı · kaangulten.com/hakkimda/yaklasimim/5e-bolme-kurali
| İş | Haftada kaç saat | Dilim (0-20 · 20-40 · 40-60 · 60-80 · 80-100) | Kime ya da hangi sisteme devredilecek | Tarih |
|---|---|---|---|---|
- 0-20 Kesinlikle yapılmaz, sorumluluğu alınmaz, kontrole bile dahil edilmez.
- 20-40 Yapılmaz; ancak sorun çıkarsa ilgilenilir.
- 40-60 Sorumluluğu alınır ya da düzenli takip edilir.
- 60-80 Sürekli üzerinde çalışılır ve iyileştirilir.
- 80-100 Tüm bileşenleri için uğraşılır, performansı sürekli artırılır.
Kaynaklar
- Bir Girişim Hikayesi, YBA Konya, Aralık 2021: sorun (slayt 9), kural (slayt 10), her çalışan için uygulama (slayt 38).
- Girişimci Kafasıyla Düşün: beş dilimin tanımları ve örnekleri.
- Sözler, 161.
Ekibinizle
Bu kuralı şirketinizde birlikte uygulayalım.
5'e Bölme Kuralı konuşmalarımın bir parçası. Ekibiniz için bir konuşma ya da atölye planlamak isterseniz yazın.